Отмена командировки из-за коронавируса

Нужно ли отменять командировку в связи с коронавирусом?

Роструд рекомендовал учитывать реальное положение дел с эпидемией на текущий момент времени при отправке работников в командировки.

В большинстве случае разумнее снизить риски заражения коронавирусом и отменить поездку на некоторое время.

Работник также должен понимать, что сам факт эпидемии в стране с точки зрения ТК РФ не является причиной для отказа от поездки.

Сотрудник может отказать от служебной поездки, если он:

• женщина с детьми до 3 лет;
• одинокий родитель с ребенком до 5 лет;
• родитель ребенка-инвалида;
• ухаживает за больным родственником по мед.показаниям.

Если же работник — это беременная женщина, несовершеннолетний или инвалид, то его вовсе нельзя отправлять.

Таким образом, если поездка еще не оформлена и приказ об этом не издан, то для ее отмены не нужно выполнять никаких действий, так как документы не оформлены.

Если приказ о направлении в командировку оформлен, но расходов не было на текущий момент, то для отмены нужно просто аннулировать изданное распоряжение.

Если оформлено распоряжение и понесены расходы (на билеты, оплату проживание, выданы суточные), то необходимо оформить приказ об отмене командировки.

Понесенные расходы — это убытки предприятия (включая возможные штрафы за отмену брони, сдачу билетов), относящиеся к внереализационным расходам. Выданные суточные работником возвращаются в кассу или на расчетный счет.

Как оформить приказ об отмене поездки?

Чтобы отменить уже оформленную командировку, которая не состоялась по причине распространения коронавируса или закрытия границ других государств (для зарубежных поездок), обязательно издается приказ об отмене.

Распоряжение составляется в свободном виде и должно содержать следующие данные:

• реквизиты документа — номер, дата, название, заголовок, данные об организации;
• причина издания — например, в связи с закрытием границ между странами, в связи с угрозой распространения коронавируса, с учетом обязанностей работодателя по обеспечению безопасных условий работы для сотрудников;
• распорядительная часть включает указание отменить командировку, сдать билеты, отменить бронь, вернуть выданные деньги работнику с оформлением авансового отчета;
• назначаются ответственные лица за выполнение указанных выше распоряжений;
• приводится перечень документов оснований, связанных с данной поездкой;
• подпись руководителя вводит данный приказ в действие.

С утвержденным документом знакомятся под роспись все ответственные лица, в том числе и сам работник, командировка которого подверглась отмене в связи с коронавирусом.

При принятии решения руководителю нужно учитывать эпидемиологическую обстановку в РФ на текущий момент, учитывать рекомендации ВОЗ, Роспотребнадзора, Минтруда, Минздрава РФ и не отправлять персонал в поездки без срочной необходимости.

Такие действия работодателей позволят предотвратить массовое распространение коронавируса на территории России.

Развитие спорта

С начала распространения коронавируса отечественный спорт столкнулся с тяжелым «ударом судьбы». Четвертого марта отечественные СМИ сообщили, что казахстанским спортсменам отменили все зарубежные командировки из-за угрозы коронавируса. Как рассказали в дирекции развития спорта, эти ограничения будут действовать первое полугодие текущего года.

Также отмене подверглись и различные соревнования, которые должны были пройти в Казахстане. В частности, руководство страны заявило об отказе в просьбе Международной федерации тенниса о переносе отборочных матчей Кубка Федерации из китайского города Дунгуан в Нур-Султан в период с 4 по 8 февраля. Кроме того, отменен отборочный чемпионат Азии по водному поло, который должен был пройти в столице с 12 по 16 февраля.

Причем отмене подвергаются не только внутренние соревнования. 28 февраля члены оргкомитета велогонки «Тур ОАЭ» отменили состязание, где выступала казахстанская «Астана». Причиной послужило обнаружение коронавируса у итальянских спортсменов.

Экономическая ситуация в Казахстане

Несмотря на все перечисленное, активнее всего на страницах отечественных изданий обсуждается тема влияния коронавируса на экономику страны. Многие эксперты отмечали, что, несмотря на все попытки мировых держав стабилизировать ситуацию, казахстанская экономика уже ощущает на себе последствия эпидемии.

— Вирус уже вредит экономике, и очень сильно. Сейчас стало не хватать не только медицинских масок, но и экономика стала массово закрываться. Даже когда границы с Китаем еще реально не закрыты, все равно экономика ведет себя так, как будто эта страна уже отрезана. Например, в Казахстане стали поднимать цены на китайские товары. Министр торговли говорит, что границу не закрывали и товары оттуда как шли, так и идут, а цены уже резко пошли вверх, — рассказал экономист, член общественного совета при ЕНПФ Петр СВОИК.

Другой эксперт, аналитик международной инвестиционной компании EXANTE в Казахстане, Андрей ЧЕБОТАРЕВ также высказывался на эту тему. По его словам, в стране наблюдалось падение цен на нефть на фоне распространения коронавируса, что может сказаться на экономике страны.

— До этого была лишь паника. То есть снижение котировок нефти было на панических настроениях рынка. Сейчас нефть падает на вполне реальных фактах, которые говорят о том, что КНР снижает потребление. Скорее всего, вслед за нефтью будет падать и медь. Потому что это два основных импортируемых товара в Китай. Это может представлять определенную проблему для Казахстана, так как мы добываем и экспортируем медь в эту страну. Скорее всего, речь пойдет о давлении на тенге, который и так уже испытывает давление в связи с тем, что нефтяные котировки падают, — высказывался он.

Шаг #2: отмена бронирований

В том случае, если при подготовке к командировке компания уже провела бронирования билетов и отелей, то после выпуска приказа об отмене поездки, нужно будет их также отменить. Эти действия необходимо корректно учесть в бухгалтерии. 

Часто за отмены билетов и броней гостиниц предусмотрены штрафы – все подобные выплаты, включая пени или неустойки, следует учесть в качестве внереализационных расходов. 

Дебет       Кредит          Описание операции

60               51              Оплата проживания сотрудника с расчетного счета

51               60              После отмены брони, гостиница перечислила возмещение средств за вычетом штрафов/комиссий

91.02         60             Пени и штрафы компания учла в качестве внереализационных расходов

В случае международной командировки одна из возможных статей расходов – оформление визы. Учесть эти затраты для уменьшения налогооблагаемой базы в случае отмены поездки возможно, однако компании следует быть готовой пояснить причину отмены командировки в случае возникновения вопросов со стороны налоговых органов. Для избежания претензий налоговых инспекторов необходимо иметь готовый пакет документов, подтверждающих, что  поездка была отменена именно из-за пандемии – то есть по не зависящим от работодателя и работника причинам. Примерами таких документов могут быть:

• Приказ руководителя об отмене командировки с обязательным указанием причин отмены и ссылок на нормативные акты РФ (о приостановке сообщения)  и стран, в которые командированы сотрудники (пример приказа приведен в нашей статье выше);
• Документ об отмене брони отеля и проездных документов;
• Документ от визового центра или консульства, в котором оформлялась виза об ограничениях, введенных в стране въезда (желателен).

Если по какой-то причине компания уже успела выдать аванс на командировку, которая впоследствии не состоялась, то работнику нужно вернуть всю сумму. Возврат осуществляется напрямую в кассу или на расчетный счет компании.

Дебет         Кредит          Описание операции

71                  51,50            Выплата суточных работнику

51,50             71                 Возврат суточных при отмене командировки

Что представляет собой приказ об отмене командировок и зачем он нужен

Локальный нормативный акт об отмене командировки является официальным документом, содержащим информацию о переносе, запрете или отказе от выезда в командировку, запланированного ранее, заверенную подписью дирекции.

Приказ служит весомым доказательством для сотрудника в случае возникновения конфликтных ситуаций, приводящих к судебным разбирательствам.

Помимо этого, акт может рассматриваться в качестве:

• Подтверждения расторжения сделки или неподписания контракта;
• Условия соблюдения трудовых прав работников;
• Приложения к объяснению убытков;
• Защитного аргумента в случае предъявления претензий должностному лицу.

Может ли работник отказаться?

Если есть основания для отказа по ТК РФ, то сотрудник вправе отказаться от поездки. При их отсутствии — придется ехать.

Отказаться от командировки может:

• работница с ребенком младше 3 лет;
• работник, воспитывающий ребенка младше 5 лет в одиночку;
• сотрудник, у которого есть ребенок с инвалидностью;
• сотрудник, который должен ухаживать за членом семьи.

Также есть категории трудящихся, которых работодатель не имеет права направлять в служебные поездки:

• несовершеннолетние лица;
• беременные женщины;
• лица с инвалидностью.

Все прочие граждане могут отказаться от командировки только по согласованию с руководством. В своем отказе можно сослаться на страх заражения коронавирусом, особенно, если человека направляют в населенные пункты в РФ с наиболее опасной обстановкой.

Казахстанский туризм

Другая государственная сфера, пострадавшая от коронавируса, – отечественный туризм. Из-за ситуации с распространением эпидемии казахстанские авиакомпании массово отменяют рейсы в Китай. По данным КГА, на сегодня воздушные перевозки пассажиров выполняют авиакомпании «Эйр Астана» и SCAT с казахстанской стороны и Air China и China Southern Airlines с китайской. Всего выполняется 34 рейса в неделю, отечественными перевозчиками — 22 рейса и китайскими — 12 рейсов.

Разительное число авиакомпаний отменили все туристические группы из Урумчи с 24 января текущего года, из Пекина — с 28 января. Возврат авиабилетов из Китая осуществляется без взимания штрафов. По информации корпоративного фонда «Туристік Қамқор», в Китае продолжают находиться около тысячи наших граждан.

При этом пострадали не только отечественные туристы, но и зарубежные. Как сообщают отечественные СМИ, казахстанские операторы уже подсчитали, что на время запрета перелетов в Китай они могут потерять около 17 тысяч туристов. И это только на Хайнань. По словам специалистов, если этот запрет продержится до июля, то потери компаний составят порядка 17 тысяч человек необслуженных. Около 3 тысяч иностранных туристов, собиравшихся в Нур-Султан, отменили свои брони в Казахстан.

Сколько денег потеряли или потеряют туроператоры, пока сказать трудно. Но уже сейчас понятно, что ущерб может быть немаленьким, учитывая специфику туристической отрасли.

Шаг #3: учет НДФЛ и страховых взносов

В случае отмены командировки, компания не может удерживать НДФЛ с сотрудника – понесенные работодателем затраты не являются его доходом. Это справедливо для затрат на визы, бронирования, билеты и т.п.

Все эти расходы, которые не привели к выполнению трудовой задачи в рамках командировки, полностью ложатся на работодателя. Соответственно, и облагать их страховыми взносами не нужно.

Если сотрудник покупал билеты за свой счет, а потом сдал их, то сбор за возврат необходимо включить в расходы. Удерживать НДФЛ и платить страховые взносы с сумм возмещения сотруднику таких расходов не нужно.

НДФЛ и страховые взносы

Но вопросы возникают не только в части налога на прибыль. Не заставят ли налоговики исчислить и уплатить НДФЛ с суммы, которую компания потратила в связи с покупкой билета, оформлением загранпаспорта и визы?

Не исключено, что попытаются это сделать, указав, что при несостоявшейся командировке не может быть и расходов на командировку, которые освобождаются от НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ. Однако здесь с ними можно поспорить. Приведем аргументы, которые следует использовать в защиту своей позиции.

Вспомним, что объектом налогообложения по НДФЛ являются доходы гражданина (ст. 209 НК РФ). А доходом, в свою очередь, признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме (п. 1 ст. 41 НК РФ). Экономической выгоды в виде стоимости билета у сотрудника не возникает, ведь билетом он не воспользовался. Даже если бы воспользовался, то это было бы в интересах компании — при поездке в командировку. Соответственно, и выгоды не возникает, и одновременно «включается» льгота в отношении командировочных расходов. Вот если бы приобретенный компанией билет работник использовал для того, чтобы съездить, допустим, в отпуск на море, то экономическая выгода была бы явной.

В отношении расходов на получение визы выводы аналогичны: экономическая выгода у работника отсутствует, значит, обязанности по исчислению и удержанию НДФЛ не возникает. Кстати, с этим чиновники согласны. В письме от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 Минфин России отметил, что стоимость виз, предназначенных для выезда в зарубежные страны с целью служебных командировок, оплаченных организацией сотрудникам, не подлежит обложению НДФЛ и в случае отмены командировки. Свой вывод Минфин аргументировал тем, что отмена служебной поездки не изменяет квалификацию данного вида выплат. То есть, эти расходы все равно можно считаются расходами, связанными с исполнением трудовых обязанностей.

Таким образом, организации не нужно удерживать НДФЛ с сумм, которые она выплатила работнику в качестве возмещения расходов на оформление визы, если загранкомандировка была отменена.

С оплатой расходов на получение загранпаспорта, на наш взгляд, можно сделать подобные же выводы. Но здесь будет сложнее доказать отсутствие экономической выгоды у сотрудника, поскольку загранпаспортом он может пользоваться и в своих личных интересах (при поезде в отпуск за границу).

Страховые взносы также начислять не нужно, ведь объектом обложения ими являются выплаты и иные вознаграждения по трудовым договорам (контрактам) и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг в пользу физических лиц (п. 2 ст. 420 НК РФ). «Свежие» разъяснения, основанные на положениях НК РФ, к сожалению, отсутствуют. Но разъяснения чиновников, которые были выпущены еще в период Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, подтверждают отсутствие обязанности по исчислению страховых взносов (п. 2 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 27.11.2014 № 17-3/В-572).

Причина для отмены командировки

В сложившейся ситуации с новой коронавирусной инфекцией ведомства рекомендуют работодателям отменить командировки. Так советуют поступить и Роструд, и Минздрав. Все потому, что данное заболевание еще плохо изучено, а вакцина до сих пор не разработана. Кроме того, остановлено авиасообщение между странами. И, хотя общего запрета на перемещение внутри страны нет, в некоторые регионы, где наблюдается негативная статистика по количеству заболевших, лучше не въезжать.

Руководитель организации вправе самостоятельно решить, что поездка не состоится. Если командировку решили отменить, нужно обязательно составить приказ. Но и это еще не все. Подробная инструкция – далее.