Как перейти на удаленную работу из-за коронавируса? порядок действий и законодательное регулирование

Основания для удаленной работы

Каждый работодатель в Российской Федерации вправе самостоятельно определять формат деятельности своего предприятия. С возникновением угрозы распространения коронавируса в России издан ряд нормативных актов, настоятельно рекомендующих компаниям предпочесть, насколько это возможно, удаленный вариант.

Основным актом является Указы президента №206 от 25.03.2020 и , в котором озвучена необходимость борьбы с пандемией и предусмотрены оплачиваемые нерабочие дни. 26 марта 2020 года на официальном сайте Минтруд пояснил, что объявленные нерабочие дни не являются ни выходными, ни праздничными, и они оплачиваются в однократном размере. Чуть позже пресс-секретарь президента Дмитрий Песков пояснил, что нерабочая неделя не предполагает всеобщего отдыха: все, кого отправили на удаленную работу, продолжают трудиться, равно как не прекращается дистанционное обучение, а цель этой меры — не предоставить гражданам отдых, а создать условия для самоизоляции.

Одновременно на территории разных субъектов РФ издан ряд нормативных актов, направленных на борьбу с коронавирусом и затрагивающих вопрос удаленки. Общефедеральные документы, такие как постановление правительства об удаленной работе, пока отсутствуют.

На территориальном уровне рекомендовали перейти на удаленку, например:

• мэр Москвы Сергей Собянин в п. 8 Указа от 29 марта 2020 года №34-УМ;
• губернатор Московской области Андрей Воробьев в п. 11 Постановления от 29.03.2020 №162-ПГ;
• губернатор Санкт-Петербурга Александр Беглов в п. 7.5 Постановления от 13.03.2020 №121.

Подобные документы изданы еще в ряде субъектов, поскольку на большей части РФ введен режим самоизоляции.

Как организовать работу дома

Организация удаленного взаимодействия — это совместная задача сотрудников и работодателя, и для ее решения созданы рекомендации по дистанционной работе, которые заключаются в следующем.

Меры
Рекомендации
Обеспечение удаленного доступа

Из техники специалисту по закупкам требуется только компьютер, который имеется дома практически у всех. На практике специалисты заказчиков оперируют не только стандартным пакетом офисных программ и корпоративной электронной почтой — им необходим доступ к электронным торговым площадкам и ЕИС, который невозможен без электронной подписи.

Если забрать носитель с ЭП домой не получилось, рекомендуем, перед тем как уйти на дистанционную работу на дому из-за коронавируса, сделать следующее:

Установить и запустить на рабочем компьютере TeamViewer, AnyDesk или другое ПО, обеспечивающее доступ с домашнего компьютера к рабочему.
При запуске программа выдаст ID рабочего компьютера и предложит придумать пароль доступа. И ID, и придуманный пароль необходимо записать.
На домашнем компьютере установить аналогичную программу и ввести в нее ID и пароль рабочей машины. После синхронизации у сотрудника появится доступ ко всем рабочим инструментам

Важно, чтобы офисный компьютер оставался включенным.

Компьютерная безопасность

Удаленный труд неизбежно повышает риск нарушения информационной безопасности, взлома системы и утечки данных. Следует принять ряд дополнительных мер по обеспечению сохранности информации:

Установить как на рабочие, так и на домашние компьютеры актуальные версии антивирусного ПО.
Использовать двухфакторную аутентификацию для доступа ко всем информационным системам организации.
Обеспечить резервное копирование информации.
Проинструктировать персонал об элементарных правилах цифровой безопасности, так, памятка сотруднику для работы на удаленном доступе рекомендует воздерживаться от использования незащищенных каналов связи, например публичного Wi-Fi.

Коммуникация сотрудников

Удаленная работа ограничивает коммуникацию: больше нет возможности просто переговорить с коллегой, находясь в одной комнате

Вопрос связи следует решить централизованно. Использование исключительно телефона нерационально: во-первых, в разговоре участвуют только двое, а во-вторых, постоянный поток звонков помешает концентрации на имеющихся задачах.

Оптимальный вариант — общение при помощи мессенджеров (Telegram, WhatsApp), для проведения коллективных совещаний хорош Skype. На использование этих программ постепенно переходят многие структуры, уже есть прецеденты проведения судебных заседаний по WhatsApp.

Определить конкретный вид связи следует заранее и применять его если не в рамках всей организации, то хотя бы на уровне подразделений.

Режим рабочего дня

То, как организован график дистанционной работы на период карантина, зависит и от компании, и от персонала. Рекомендуется сохранять действующий в офисе режим, то есть обычное время начала и окончания трудового дня.

Каждый сотрудник, будучи предоставлен сам себе, рискует расслабиться и упустить что-то важное. Чтобы такого не происходило, помогут:

списки задач (вечером составлять перечень дел на следующий день, утром уточнять его, формируя конкретный план текущего рабочего дня);
программы планирования со звуковыми напоминаниями, которые уведомят о необходимости совершить то или иное действие, например направить проект контракта или опубликовать информацию в ЕИС.
Помимо концентрации на рабочих вопросах, гражданам, вынужденным оставаться дома, важно помнить о поддержании здоровья. Это особенно важно в условиях пандемии. Режим самоизоляции неизбежно снижает уровень активности, поэтому, чтобы не допустить гиподинамии и вызванного ею снижения иммунитета, следует раз в 1,5–2 часа проводить пятнадцатиминутную разминку. Следует регулярно проветривать квартиру и проводить в ней влажную уборку.

Документы для перевода на дистанционную работу в связи с коронавирусом

Минтруд РФ назвал лучшим решением для работодателей — временный переход на работу в условиях дома. Дистанционному трудовому режиму посвящена гл.49.1 ТК РФ.

Удаленная работа означает выполнение должностных обязанностей работниками в условиях дома, а не на рабочем месте на территории работодателя. То есть меняется место работы. Так как данное условие всегда прописывается в трудовом договоре, то для перевода сотрудников необходимо оформить ряд документов. Одних слов не достаточно.

В частности, работодатель обязан составить:

• приказ о переводе на удаленку;
• дополнительное соглашение к трудовому договору о новых условиях труда в удаленном режиме.

Данные документы должны составляться после получения согласия от работника на дистанционный режим работы на период коронавируса.

Категорически не рекомендуется нарушать ТК РФ, насильно отправляя работников в отпуска за свой счет или увольняя их. В подобных случаях сотрудники могут жаловаться в Трудовую инспекцию, которая обещает особо тщательно расследовать такие жалобы.

Обязательно ли оформлять приказ для перехода на удаленку?

Да, приказ обязателен для оформления перевода трудящихся на удаленный рабочий режим в условиях коронавируса.

Работник четко должен понимать, что без оформления приказа его рабочее место — на территории работодателя, о чем есть упоминание в трудовом договоре. Если приказа нет, доп соглашение о новом рабочем месте не составлено, то сотрудник обязан явиться на свое трудовое место с целью выполнение обязанностей. Невыход может расцениваться как прогул — грубое нарушение ТК РФ, за которое можно уволить по п.6 ст.81 ТК РФ.

Только после ознакомления с приказом сотрудник вправе остаться дома для выполнения рабочих обязанностей.

Поэтому пошагово работодатель должен продумать действия по организации удаленной работы, получить письменные согласия сотрудников работать дистанционно, оформить приказ о переводе персонала на удаленку и подписать доп соглашения, где прописан срок перевода и адрес нового места работы (домашний адрес).

Как оформить распоряжение об удаленном режиме?

Прежде всего, работодатель должен подумать, кого именно он может перевести на удаленную работу, для кого можно организовать нормальную трудовую деятельности, а для кого нет, чем нужно обеспечить дистанционного сотрудника, как с ним будет осуществляться связь, обмен документами.

Далее предлагается работнику перейти на удаленный режим, написав предварительно заявление о согласии на удаленку на время коронавируса.

Если переводу подлежит один конкретный сотрудник, то текст приказа составляется в следующем порядке:

• реквизиты организации;
• реквизиты документа (название, номер, дата, заголовок);
• основание издания приказа — заявление или согласие работника;
• причина издания — угроза коронавируса;
• распоряжение перевести сотрудника на дистанционную работу (ФИО и должность);
• время перевода — границы периода удаленного режима, по истечении которого сотрудник должен явиться на рабочее место;
• распоряжение о сохранении обязанностей за работником согласно должностной инструкции, а также его заработка на временный период угрозы коронавируса;
• поручение заключить дополнительное соглашение с сотрудником о новых трудовых условиях на время коронавируса;
• поручение ответственному лицу организовать удаленный доступ к рабочем компьютеру из дома сотрудника;
• поручение ответственному лицу донести до работника вводимые изменения.

Ознакомиться с распоряжением обязаны все ответственные лица, фамилии которых приведены в тексте приказа.

Пример оформления, если переводится на удаленку один работник:

Если переводу подлежит несколько сотрудников или весь персонал организации, то в приказе нужно также привести полный перечень всех переводимых на дистанционную работу трудящихся.

Пример оформления, если перевести нужно группу лиц:

Скачать образцы

Ниже приведены ссылки на скачивание приведенных выше примеров в формате word.

Текст примерный и может быть изменен в случае необходимости.

Является ли мера обязательной для всех

Принудительный переход на «удаленку» возможен, но ст. 74 ТК РФ требует предупредить о нем как минимум за 2 месяца. В условиях карантина это условие практически невыполнимо. При этом его нарушение противоречит трудовому законодательству.

Указ № 12-УМ, изданный мэром Москвы 5.03.2020, помимо других неотложных мер, обязывает работодателей города выполнять следующие требования:

• организовать контроль температуры, а в случае выявления признаков болезни отстранять их от выполнения обязанностей;
• содействовать работе в режиме самоизоляции по месту жительства.

Это распоряжение стимулирует нанимателя принимать меры по организации дистанционной занятости его сотрудников. При этом он должен соблюдать действующие юридические нормативы.

Если сотрудник не может или не желает работать из дома

Вынужденная мера по организации удаленной занятости редко встречает активное противодействие персонала. Руководитель может убедить коллектив в том, что условия труда не ухудшаются.

В случае возникновения конфликта аргументом послужит ст.83 ТК РФ, наделяющая работодателя правом увольнять персонал в чрезвычайных ситуациях по своей инициативе в упрощенном порядке.

При удаленке условия труда не должны изменяться, о чем вас извещает руководитель.

?‍? Удаленный режим

Гражданам старше 65 лет, которые продолжают работать, нужно перейти на удаленку или взять на этот период отпуск. Рекомендации распространяются и на лиц с хроническими болезнями, а также беременных женщин.

Но указанная мера по переводу сотрудников на дистанционный формат работы рекомендована всем работодателям, действующим на территории Москвы, а также бизнесменам, привлекающим подрядчиков в рамках гражданско-правового договора. Эта мера должна снизить скопление людей в общественном транспорте, что предотвратит дальнейший рост заболеваемости.

Может ли работодатель перевести сотрудников на удаленку, если это не предусмотрено трудовым договором
Читать

Прогулы на удаленке. Можно ли их доказать и уволить работника за это
Подробнее

Имеет ли право работодатель снизить зарплату из-за перевода на удаленку
Смотреть

Как должен оформляться и оплачиваться

Сотрудника старше 65 лет можно перевести на удаленный формат (если это возможно), отправить в отпуск или на больничный.

Если сотрудник младше 65 лет или продолжает работать на удаленке после 65 лет, то оплата производится по условиям трудового договора. С работниками подписывается дополнительное соглашение о переходе на уделенный формат. Соглашением с работодателем может быть предусмотрена компенсация дополнительных расходов работника из-за перехода на удаленный формат (расходы на интернет, мобильную связь и пр.).

Ответственность за нарушение работником обязанностей и дисциплины труда

Когда сотрудник переходит на удаленку, то это не снимает с него обязанности добросовестно исполнять свои обязанности в объеме, предусмотренном трудовым договором. Любые дисциплинарные проступки грозят работнику предупреждением, выговором или при грубом нарушении – увольнением.

В соглашении с работником, переходящим на дистанционный формат, могут быть прописаны дополнительные основания для увольнения: например, нарушение сроков сдачи отчетности, невыполнение плана, невыход на связь в течение длительного времени и пр. Все основания должны быть связаны с недобросовестным выполнением своей трудовой функции.

Вакцинация от гриппа и коронавируса. Кому нужно прививаться обязательно
Читать

Что показывают тесты на антитела к коронавирусу, где их сделать и насколько они точны
Подробнее

Что делать, если заболел коронавирусом в отпуске. Стоит ли брать расширенную страховку
Смотреть

Как планируется оплата удаленной работы при карантине в последующем?

Пандемия, связанная с коронавирусом, показала некоторые пробелы в российском законодательстве. В частности, не предусмотрены варианты временного перевода трудящихся на дистанционную работу в связи со всплеском заболеваний в стране. В свою очередь, профсоюзы совместно с Министерством труда рассматривают внесение поправок в ТК РФ.

Предлагается ввести новый термин «временная удаленная работа» и отразить его особенности в отдельной статье. Согласно предложениям, персонал сможет выполнять свои обязанности в рамках ранее заключенного трудового договора с возможностью осуществлять деятельность дистанционно или, находясь на рабочем месте в компании. При этом нет надобности в дополнительном соглашении, а оплата труда останется прежней, если сохраняется объем работы.

Обязательно ли переводить персонал на удаленку в связи с коронавирусом?

Обязательное требование по переводу сотрудника на удаленный режим работы введен пока только в Москве.

Мэр обязал работодателей отправить работать на дому не меньше 30% персонала, это позволит снизить пассажиропоток и уменьшить контакты между гражданами, и, как следствие, снизить темпы распространения коронавирусной инфекции в регионе.

В соответствии с Указом №96-УМ работодатели города Москвы обязаны перевести на дистанционный режим как минимум 30% всего персонала. В это число обязательно должы попасть:

• Все работники старше 65 лет — если нет возможности их перехода на удаленку, то данная категория сотрудников вправе оформить больничный лист с оплатой. Оформлением занимаются не сами сотрудинки от 65 лет, а их работодатели, которые централизованно подают списки для выдачи электронных листков нетрудоспособности — как оформить больничный работающим пенсионерам от 65 лет.
• Все беременные женщины — беременность и послеродовый период также добавлены в Перечень хронических заболеваний. Опять же при невозможности перевода беременных сотрудниц на дистанционный режим, их можно отстранить от работы приказом с последующим оформлением больничного листа. Как беременных перевести на удаленный режим?

Исключение: Работодатель вправе не отправлять на удаленный режим сотрудников 65+ и с хроническими заболеваниями в том случае, если их пребывание на работе является критически важным для обеспечения работы компании. В этом случае нужно выбрать других сотрудников для перевода на удаленку.

Работоадтелям следует принять решение, кого из работников можно направить работать на дому, составить списки. Нужно оставить на рабочих местах в первую очередь тех, кто непосредственно обеспечивает непрерывность процессов предприятия.

Списки составляются по типовой форме из приложения 4 к Указу №12-УМ и направляются по электронной почте, указанной в п.11.3 Указа №96-УМ — как отправить сведения о работниках, переведенных на удаленный режим.

Для работодателей установлены сроки, в течение которых они должны оформить перевод работников на дистанционный режим труда — с 5 по 28 октября 2020 года.

То есть задача работодателей города Москвы — максимально минимизировать контакты людей на территории предприятия. При этом также нужно учитывать новые рекомендации Роспотребнадзора, которые требуют развести персонал по кабинетам, этажам, сменам.

Кто не обязан переводить сотрудников на дистанционный режим работы?

В Указе мэра Москвы №96-УМ есть перечень предприятий, на которые не распространяется правило о переводе 30% сотрудников на уделнку:

• оборонно-промышленный комплекс;
• авиастроение;
• «Роскосмос»;
• «Росатом»;
• компании, выполняющие работу по государственному оборонному заказу;
• предприятия электро-технической деятельности, которые обеспечивают работы указанных выше компаний;
• здравоохранение;
• иные компании, определенные Штабом по борьбе с коронавирусом в Москве.

В регионах РФ

Указанный выше порядок введен в Москве, однако тревожная статистика по коронавирусу позволяет предположить, что подобные правила могут быть установлены и в других субъектах РФ в зависимости от эпидемиологической обстановки.

Москва задает правила всей России, принимает решения, которые служат примером для других регионов РФ, поэтому не исключено, что в ближайшем будущем об удаленном режиме для персонала заговорят и региональные власти.

Работодателям в регионах нужно быть готовым к такой ситуации и заранее постараться максимально обезопасить персонал от заражения и отправить на удаленку тех сотрудников, для которых это реально сделать не в ущерб предприятию.

Позиция контролирующего органа

Официальных разъяснений Роструда по вопросу перевода сотрудников на дистанционную работу в период коронавирусной инфекции пока нет, но если ориентироваться на данные ранее пояснения, то можно выделить и еще один возможный способ оформления перевода – прекращение трудового договора с сотрудником и заключение с ним нового договора на условиях дистанционной работы. Такая конструкция была предложена в мае 2016 года на портале «Онлайнинспекция.рф» в ответе на вопрос, касающийся ситуации, когда офис компании находится в одном городе, а сотрудник переезжает в другой город, где нет офиса, но есть клиенты, которых можно обслуживать дистанционно. Так, Роструд указал, что с данным работником можно заключить договор о дистанционной работе. «Для этого нужно расторгнуть существующий трудовой договор и заключить трудовой договор о дистанционной работе, поскольку трудовое законодательство не предусматривает изменение условий трудового договора на дистанционный характер», – подчеркивалось в комментарии к вопросу. Вероятно, такое решение проблемы будет уместно, если перевод носит не временный, а постоянный характер.

При этом на днях в рамках индивидуальной консультации сотрудника портала ГАРАНТ.РУ специалисты «Онлайнинспекции.рф» отметили, что работодатель, желающий полностью или частично перевести сотрудников на работу из дома, должен заключить дополнительное соглашение об этом к трудовому договору. Причем, если некоторые сотрудники откажутся работать на таких условиях, то они вправе продолжать работу на рабочем месте до тех пор, пока в стране не будут введены обязательные меры по переводу работников на удаленную работу. Что касается простоя, то в случае эпидемии он не вменяется в вину работодателю. «Работодатель не может влиять на эпидемиологическую обстановку в городе, следовательно, вины работодателя в остановке производства – простое в рассматриваемой ситуации нет. В связи с этим данный факт необходимо квалифицировать как произошедшее обстоятельство не по вине работодателя», – подчеркивается в ответе.

Как оплачивать труд работников в период COVID-19

Оплата труда прописывается в трудовом договоре — указывается размер заработной платы (оклада, тарифа, расценки), премиальная часть и прочие составляющие зарплаты.

На период удаленной работы в условиях коронавируса рекомендуется оплачивать труд работников на тех же условиях, что действовали до данного перехода. Это положение необходимо отразить в дополнительном соглашении о переходе.

Сроки выплаты зарплаты сохраняются — дважды в месяц с интервалом 15 дней, что должно быть закреплено в локальных актах организации.

Расчеты с персоналом рекомендуется выполнять путем безналичного перечисления на карты сотрудников.

САНИТАРНАЯ ОБРАБОТКА ПОМЕЩЕНИЙ

3.2. Рекомендуется обеспечить регулярное (каждые 2 часа) проветривание рабочих помещений, принять меры по обеспечению помещений, где могут одновременно находиться несколько сотрудников (холлы, служебные залы, столовые и другие) оборудованием для обеззараживания воздуха.

3.3. Дезинфекция может проводиться собственными силами и посредством привлечения специализированных организаций. Обеззараживанию подлежат все поверхности, оборудование и инвентарь производственных помещений, обеденных залов, санузлов. При обработке поверхностей применяют способ орошения. Воздух в отсутствие людей рекомендуется обрабатывать с использованием открытых переносных ультрафиолетовых облучателей, аэрозолей дезинфицирующих средств.

3.4. Перед началом работы проводится влажная уборка помещений с применением дезинфицирующих средств. Уборку помещений проводится не реже одного раза в смену в конце работы с использованием дезинфицирующих средств.

3.5. При уборке помещений организована дополнительная дезинфекция мест общего пользования, в каждом санузле установлены механические санитайзеры для рук, а также на каждом этаже имеются Дезары, предназначенные для обеззараживания помещений от бактерий.

3.6. Увеличена кратность дезинфекционных обработок помещений, а именно, в течение рабочего дня организована обработка помещений дезинфицирующими средствами.

3.7. Перед входами в помещения лежат резиновые коврики, смоченные дезинфицирующими средствами. Очистка самих приспособлений должна проводиться по мере необходимости, но не реже 1 раза в день.

3.8. Обработка поверхностей проводится способом протирания, с использованием дезинфицирующих растворов.

3.9. Для дезинфекции могут быть использованы средства из различных химических групп: хлорактивные (натриевая соль дихлоризоциануровой кислоты — в концентрации активного хлора в рабочем растворе не менее 0,06 %, хлорамин Б — в концентрации активного хлора в рабочем растворе не менее 3,0 %), кислородактивные (перекись водорода в концентрации не менее 3,0 %), катионные поверхностно-активные вещества (КПАВ) — четвертичные аммониевые соединения (в концентрации в рабочем растворе не менее 0,5 %), третичные амины (в концентрации в рабочем растворе не менее 0,05 %), полимерные производные гуанидина (в концентрации в рабочем растворе не менее 0,2 %), спирты (в качестве кожных антисептиков и дезинфицирующих средств для обработки небольших по площади поверхностей — изопропиловый спирт в концентрации не менее 70 % по массе,